注意したいfaxのdmにおけるクレームと対策

法人相手にダイレクトに宣伝活動が行えるfaxのdmは非常に便利ですが、クレームにつながりやすいので注意が必要です。この宣伝方法のメリットは会社が相手であっても、受け付けを通ることなく直接的に商品やサービスを案内できることにあります。ダイレクトメールのように印刷する手間もコストもかからずに、通信費用だけで済むことも利点です。けれどもその手軽さゆえに気をつけたいのは、発信する情報を盛り込みすぎないようにすることです。印刷ならば紙面が限られているので、そのコンテンツは厳選しなければなりません。けれどもファックスを送るのであれば、どれほど伝える内容が多くてもさほどコストはかからないものです。これが受け取る側にとっては迷惑となり、苦情につながることになります。

なぜ苦情が寄せられるようになるのか

送ったfaxのdmに対するクレームとして最も多いのは、何枚も送信することで紙を使ってしまうことです。高機能な複合機であれば、データだけ受け取って不要と思えば出力せずに済みます。けれども通常はどのオフィスでも、受け取り確認をしやすいように受けたファックスは紙にプリントして出力するようになっています。そのために何枚も送ってしまうと、その用紙代やトナーの料金が受け取る側の負担となるために苦情を受けるわけです。たとえ数枚であっても、必要の無いものを一方的に送りつけられるという感情が苦情へとつながります。そこでまずは送信する内容を吟味して、1枚にまとめるか2枚程度に収めることが大切です。これだけでも注意することで、苦情はかなり減らすことが可能となります。

さらに効果的な対策として知っておきたいこと

受け取る相手側の都合を考えてfaxのdmを送信すれば、クレームはかなり減らすことができます。その方法は、今後このような情報が不要であれば、その旨お伝えくださいと記載しておくことです。送信したコンテンツの下の方にこのような文章を付け加えるだけで、苦情は大きく軽減します。さらにチェックボックスをつけた送信票もつけておけば、受け取る側には拒否する権利が与えられることで安心するわけです。もちろん、送るコンテンツにも十分に配慮することは大事です。相手の会社にとってメリットとなるサービス内容などを明確にすることは最低限必要なことと言えます。どのような業務に携わっているのか、どんな課題を抱えているのかを意識して、提供する商品やサービス内容を選ぶことも大切です。